Adjoint administratif / adjointe administrative

Nom de l'emploi: Adjoint administratif / adjointe administrative
Date d'affichage: 11/04/2023 13:32
Date de retrait: 15/05/2023 16:00

Lieu de l'emploi: Presbytère Notre-Dame de Québec, 16 rue de Buade Québec QC G1R 4A1

Description de l'emploi:

Pèlerinages du Jubilé du 350e du diocèse de Québec

Offre d’emploi

 Adjoint administratif / adjointe administrative

 

L’Église catholique de Québec cherche une personne passionnée et polyvalente pour joindre l’équipe des pèlerinages à titre de secrétaire et en suivi de projets.  Agissant sous l’autorité du directeur des pèlerinages du Jubilé, la personne exécutera des tâches diverses en soutien aux activités planifiées. L’objectif de l’équipe est de favoriser l’accueil de pèlerins et touristes de tous horizons, dans les divers lieux de pèlerinage du Vieux-Québec, alors que le diocèse de Québec fêtera ses 350 ans d’existence.

Mandat 

  • Assurer la réception et l’envoi du courrier électronique et postal relatif aux pèlerinages.
  • Maintenir à jour la base de données des pèlerinages.
  • Faire la réception et le suivi des appels téléphoniques.
  • Effectuer le cheminement des inscriptions auprès des institutions partenaires (Augustines, Jésuites, Ursulines, paroisse Notre-Dame de Québec et Centre François-de-Laval). 
  • Recevoir et assurer le suivi des inscriptions aux pèlerinages et autres événements, préparer des listes de participants, effectuer le suivi et le rappel des activités prévues.
  • Assurer la coordination de l’agenda des activités du Jubilé à la Cathédrale avec la paroisse, selon les instructions de son directeur général.
  • Les jours de semaine à la Cathédrale, mettre en route les tâches des bénévoles affectés à l’accueil et à la Porte Sainte.  Maintenir une liste des bénévoles disponibles et assurer les remplacements lors des absences.
  • Accueillir différents publics et assurer le soutien logistique de réunions, de présentations et/ou d’événements spéciaux.
  • Effectuer du travail général de bureau, tel que la transcription et la préparation de documents, les photocopies, le classement, et l’archivage des dossiers.
  • Prendre des notes lors de réunions et préparer les procès-verbaux.
  • Effectuer à l’intérieur de son champ de compétence d’autres tâches connexes.

Compétences recherchées

  • Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits.
  • Connaissance des logiciels Word et Excel, aisance dans la navigation web et les bases de données.
  • Bon sens de l’organisation, de la gestion des priorités et du temps.
  • Capacité d’agir adéquatement dans des situations de stress, avec diligence et rigueur.
  • Autonomie et efficacité dans la réalisation des tâches, souci de préserver la confidentialité en toute circonstance.
  • Capacité de travailler en équipe et de maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses.
  • Sens de l’accueil et service à la clientèle chaleureux et enthousiaste.
  • Expérience en gestion d’événements (atout).

Période de l’emploi : Septembre 2023 à décembre 2024, possibilité d’une extension d’un an

Lieu de travail : Presbytère Notre-Dame de Québec.

Conditions

Horaire de travail : Cinq jours/semaine, 17 à 35 heures/semaine selon la période de l’année.

Salaire : À discuter selon les qualifications de la personne retenue. 

Merci d’envoyer votre curriculum vitae à emploi@ecdq.org avant le 15 mai 2023.