Adjoint administratif / adjointe administrative -Fabriques

Nom de l'emploi: Adjoint administratif / adjointe administrative - Fabriques
Date d'affichage: 14/11/2022 15:42
Date de retrait: 25/11/2022 16:00

Lieu de l'emploi: Services diocésains 1073, boul. René-Lévesque Ouest Québec QC G1S 4R5

Description de l'emploi:
  • Unité administrative : Services d’administratifs
  • Supérieur immédiat : Directrice Services administratifs

 

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la directrice des Services administratifs, la personne titulaire de ce poste, aura la responsabilité de coordonner et d’assurer la liaison entre les divers services diocésains et les fabriques de paroisses du diocèse de Québec.

DESCRIPTIONS DE TÂCHES

  • Collabore à la mise en œuvre et aux suivis de projets relatifs au département des fabriques de paroisses et assure la coordination entre les personnes concernées.
  • Reçoit les appels, répond aux questions générales et effectue la redirection des appels aux personnes concernées si nécessaire.
  • Reçoit et distribue la correspondance courante aux différentes personnes destinataires.
  • Fournit un support administratif de qualité dans la préparation et la vérification de documents reçus. S’assure que ces derniers soient bien complétés et que la documentation qui doit les accompagner soit jointe à l’envoi à défaut de quoi, fait les rappels nécessaires avant de les soumettre pour fin d’approbation.
  • Accomplit différents travaux administratifs liés à la cueillette, à la saisie, à la modification, à la compilation et à la codification des données. Assure le classement et l’archivage des documents selon les procédures en cours.
  • Assure la mise à jour de base de données.
  • Compile des données, des statistiques et autres renseignements.
  • Offre un excellent service à la clientèle relatif aux questions touchant son champ de responsabilités administratives.
  • Participe à certains comités, rédige les ordres du jour et les procès-verbaux, en assure la transmission par la suite.
  • Transmet périodiquement ou au besoin, des documents, des avis, des formulaires, rapports ou information aux personnes concernées et en assure le suivi.

Note : Cette description reflète des éléments généraux et ne doit pas être considérée comme une énumération exhaustive de toutes les tâches à accomplir.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité : Diplôme d’études collégiales en techniques de l’administration ou en bureautique ou, détenir un diplôme ou une attestation d’études équivalentes.

Expérience : Posséder trois (3) années d’expérience en lien avec la gestion administrative et le service à la clientèle. Une connaissance du milieu ecclésial constitue un atout.

Connaissances particulières : Maîtrise de la Suite Office. Excellente connaissance du français écrit et parlé.

Caractéristiques personnelles : Bonne gestion des priorités et bon sens de l’organisation. Minutie dans l’exécution de son travail et agir avec diplomatie dans ses communications. Capacité à travailler efficacement sous pression, à utiliser son sens critique et son autonomie pour prendre de bonnes décisions. Capacité à travailler et à collaborer avec des équipes multidisciplinaires.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu de travail : Service diocésains, 1073 boulevard René-Lévesque Ouest Québec G1S 4R5.

Salaire : Salaire horaire entre 17.76$ et 24.01$ selon années d’expérience.

Horaire de travail :32.5 heures semaine, du lundi au vendredi (possibilité de télétravail hybride).

Avantages : 4 semaines de vacances après un an, assurance collective (après 3 mois), fonds de pension (après 700 heures).

Entrée en fonction : novembre 2022

Toute personne désireuse de poser sa candidature sur ce poste doit le faire par courriel en transmettant son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation avant le 14 novembre 2022 au service des ressources humaines à l’adresse suivante : emploi@ecdq.org

Merci à toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt. Toutefois, seules les personnes dont la candidature aura été retenue pour se présenter à une entrevue seront contactées.