Date d'affichage: 05/09/2024 11:09
Date de retrait: 20/09/2024 11:09
Lieu de l'emploi: Séminaire de Québec
Description de l'emploi:
Poste à temps complet
AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINSTRATIF
RESPONSABLE DE L’ACCUEIL
Le Séminaire de Québec offre à ses employés un milieu de vie professionnel dynamique, stimulant et enrichissant. Grâce à une culture organisationnelle inclusive et bienveillante, il entretient un fort sentiment d’appartenance.
Le Séminaire de Québec est à la recherche d’une personne pour pourvoir un poste d’agente ou agent de soutien administratif responsable de l’accueil.
Mandat
L’accueil et le soutien administratif sont essentiels au Séminaire de Québec. Sous la responsabilité du Supérieur général et de la Direction générale, la personne titulaire de ce poste assume un rôle de premier plan par l’accueil des visiteurs et apporte un soutien aux résidents et aux autres membres de l’organisation en exécutant des fonctions de secrétariat et diverses tâches administratives de complexité variable.
Elle travaille également en étroite collaboration avec plusieurs intervenants, dont les membres des Services des Ateliers, de l’Entretien ménager, de la Sécurité et de l’Administration, ainsi que les partenaires et locataires du Séminaire afin d’assurer le bon fonctionnement et la gestion efficace des opérations sur le site de la Cité du Séminaire. À l’aide de différents outils informatiques, elle assure un rôle de soutien important en effectuant un suivi rigoureux de divers dossiers.
Principales responsabilités
Soutien administratif :
- Assure la gestion de l’ensemble des documents et de l’information dont elle a la responsabilité ;
- Assure la gestion des différents calendriers de réservation des locaux ;
- Rédige, corrige, effectue la mise en page et envoie divers documents à l’aide d’outils informatiques ;
- Effectue la saisie, la mise à jour et la diffusion de divers formulaires et documents ;
- Participe à la coordination de divers dossiers qui lui sont délégués dans le cadre de ses fonctions ;
- Prépare les documents requis par certains membres de la Direction générale ;
- Apporte son soutien à la préparation d’événements ;
- Accomplis toutes autres tâches connexes à la demande de certains membres de la direction générale.
Accueil :
- Accueille toute personne qui se présente au Séminaire ;
- Réponds, selon sa compétence, aux diverses demandes adressées en personne, par téléphone ou par courriels ;
- Offre un soutien de premier niveau aux employés des divers services ainsi qu’aux prêtres et en assure le suivi ;
- Assiste les visiteurs durant leur passage ou leur séjour ;
- Réponds aux diverses demandes des partenaires et locataires qui opèrent sur le site de la Cité du Séminaire.
Profil recherché
- Discrétion, courtoisie, intégrité, responsabilité, polyvalence et dynamisme ;
- Rigueur, autonomie, proactivité et organisation dans l’exécution des tâches ;
- Capacité à travailler en équipe et à maintenir des relations harmonieuses ;
- Compétences en communication et service à la clientèle.
Qualifications requises
- Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales dans une discipline appropriée ou toute formation jugée équivalente ;
- Cumuler des expériences pertinentes en lien avec le poste.
Compétences et habiletés techniques
- Maîtrise des logiciels de la suite professionnelle Office 365 de Microsoft ;
- Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- La maîtrise de l’anglais est un atout.
Conditions de travail
- Poste permanent de jour à temps complet à Québec ;
- (35 heures/semaine de 8 h 30 à 16 h 30)
- Salaire concurrentiel équivalent à celui du secteur public ;
- Régime de retraite à prestations déterminées ;
- Régime d’assurances collectives ;
- Milieu de vie et ambiance de travail agréables.
Entrée en fonction
- Dès que possible ou au plus tard le 21 octobre 2024.
Note : Seules les candidatures retenues en présélection seront rencontrées en entrevue.
Personne-ressource : Jean Garneau,
Adjoint au Supérieur général, jgarneau@seminairedequebec.ca
Vous connaissez une personne qui a les talents indiqués dans cet affichage ? N’hésitez pas à nous la recommander sans attendre.
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ avec une lettre de présentation d’ici le 20 septembre 2024 à l’adresse électronique suivante jgarneau@seminairedequebec.ca